Sammenlægning, omstrukturering, effektivisering, outsourcing og afskedigelser. Indførelse af nye teknologier, systemer eller metoder og ændrede arbejdsgange, opgaver, ledelsesstruktur eller samarbejdsrelationer. Forandringer kan have mange forskellige årsager og formål, og der findes næppe to helt ens forandringsprocesser. 

Selv en tilsyneladende uskyldig rokade af medarbejdere eller kontorpladser kan opleves som en uvelkommen forandring, hvis den fx medfører et tab af foretrukne arbejdsopgaver eller gode kolleger.

Dette hæfte fokuserer på nogle af de opgaver og udfordringer, der knytter sig til planlægningen af samt kommunikationen og dialogen om forandringer. Al erfaring viser, at dét er afgørende for at komme igennem processen med både holdbare resultater og høj trivsel.

Arbejdsmiljørådet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø anbefaler, at I ved hver forandringsproces tænker i disse fire principper for at sikre trivslen under forandringer:

• God planlægning: At I tager hånd om det psykiske arbejdsmiljø før, under og efter forandringerne, så I forebygger, at forandringerne får en unødigt negativ effekt på medarbejdernes trivsel.

• Kommunikation: At I begrunder og kommunikerer alle beslutninger, som træffes i forbindelse med forandringen, til alle de relevante aktører på arbejdspladsen.

• Inddragelse: At I involverer og engagerer medarbejderne – både de formelle samarbejdsorganer og de berørte medarbejdere og afdelinger.

• Støtte: At I afklarer, om der er brug for supporthandlinger som fx kompetenceudvikling, støtte, coaching, dialog, åbenhed, afklaring eller vejledning.

Dette hæfte giver inspiration til, hvordan I konkret kan folde disse principper ud – med særlig vægt på planlægning og inddragelse, men også med tips til, hvordan I kan varetage kommunikationen og afdække behov for støtte.

En vigtig måde at sikre robustheden på er en god forankring af ansvaret for at følge op på de temaer og handlinger, I aftaler. Eksempelvis ved at afklare, hvilke bidrag til forandringsprocessen I forventer af henholdsvis:

• Individ – den enkelte medarbejder

• Gruppe – fx team eller afdeling

• Leder – ledelse på alle niveauer

• Organisation – de fælles samarbejdsfora som SU/ MED-udvalg/AMO.

Vurdér de forventede reaktioner og behov

Metoderne i dette hæfte bygger på solid viden om, at der er langt mere på spil i den slags processer end det konkrete, der skal forandres. Forandringer handler også altid om mennesker og deres forventninger, følelser og relationer. Om helt elementære psykologiske og sociale reaktioner, som man er nødt til at indtænke allerede i sin planlægning af forløbet.

Metoden ”De tre niveauer” kan bruges til at gennemgå de tre forskellige reaktionsniveauer, som næsten altid er på spil, når mennesker møder forandringer, og som skal håndteres på forskellige måder. Metoden kan hjælpe jer til at forudse, hvilke reaktioner og behov forskellige parter kan have i forandringsprocessen – og dermed også til at gå positivt i dialog med det, I kan opleve som modstand mod forandring

Forståelse – det kognitive niveau:

• Hvori består forandringen?

• Hvad er dens baggrund, formål og perspektiv?

Hvilke konkrete ændringer indebærer den for mig?

  • Faglighed – kompetenceniveauet:
  • Hvad betyder forandringen for min funktion og mine opgaver?
  • Er jeg fagligt og personligt rustet til forandringen?

Følelser – det emotionelle niveau:

• Hvordan har jeg det med forandringen?

• Hvad betyder forandringen for min motivation?

Kig på de tre niveauer et ad gangen, og vurdér, hvordan I bedst kan tage højde for hver enkelt reaktionstype på forskellige tidspunkter:

1. Tegn en tidslinje på et whiteboard med forandringens milepæle og nedenunder de tre niveauer som særskilte tidslinjer.

2.Indtegn de vigtigste målgrupper og deres forventede reaktioner i forskellige faser af forandringen.

3.Udarbejd for hvert af de tre niveauer ideer til konkrete tiltag og aktiviteter. Se ideer til dette på næste side. Placér ideerne med papkort eller postits på tidslinjerne.

4.Omsæt resultaterne til en foreløbig arbejdsplan for kommunikation og inddragelse i forandringerne

Kilde: Branche Fælleskab Arbejdsmiljø